Wacana

Pentingnya Business Continuity Plan bagi KPPN Manokwari

KPPN Manokwari sebagai unit instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Kementerian Keuangan merupakan salah satu instansi pemerintah yang berkembang pesat dalam bidang pengembangan sistem infomasi dan teknologi untuk mendukung pengelolaan APBN yang handal dan siap dalam segala kondisi apapun. KPPN Manokwari hadir untuk mengawal APBN dalam pembangunan di segala bidang khususnya di Provinsi Papua Barat.

Agar KPPN Manokwari bisa hadir dan siap melayani dalam kondisi apapun, diperlukan Business Continuity Plan (BCP) atau rencana kesinambungan bisnis. Rencana ini diterapkan berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-695/PB/2018 tanggal 31 Desember 2018.

BCP penting untuk membantu mempersiapkan oranisasi KPPN Manokwari dari kejadian tak terduga. Singkatnya dengan BCP, maka individu yang bekerja di KPPN Manokwari  dijamin lebih siap menghadapi bencana.

Apa yang dimaksud dengan BCP?

BCP adalah dokumen yang berisi informasi penting tentang perusahaan yang diperlukan bilamana terjadi keadaan darurat atau tidak terduga. Dokumen ini berupa tips atau teknik pemulihan dan pencegahan untuk melindungi perusahaan dari ancaman, serta memandu karyawan jika terjadi bencana.

Pada umumnya banyak bisnis menyiapkan BCP segera setelah dimulainya perusahaan atau setelahnya. Untuk membuat BCP, perusahaan harus terlebih dahulu mengidentifikasi potensi ancaman dan keadaan darurat yang mungkin dihadapi selama masa hidup dalam sebuah bisnis atau usaha. Risiko umum yang dapat diidentifikasi antara lain serangan siber dan bencana alam (gempa,kebakaran,banjir, angin topan, kerusuhan, dll.).

Tujuan utamanya adalah untuk menentukan jenis peristiwa apa yang akan berdampak pada kemampuan perusahaan untuk beroperasi. Setelah risiko ini diidentifikasi, rencana kesinambungan bisnis dapat menguraikan hal-hal berikut, yaitu: bagaimana ancaman spesifik akan mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk beroperasi, kerusakan diantisipasi jika peristiwa tertentu terjadi, membuat dan menerapkan prosedur yang akan membantu mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh ancaman, secara teratur menguji prosedur ini untuk memastikannya efektif, dan tinjau rencana kesinambungan bisnis setiap tahun (atau lebih sering) untuk memastikannya mutakhir dan efektif

BCP membantu perusahaan terus beroperasi dalam menghadapi bencana. Tanpa rencana ini, perusahaan kehilangan pendapatan, biaya yang dikeluarkan lebih tinggi dan terjadi penurunan profitabilitas.

Mengapa BSC penting?

BCP dapat bermanfaat karena sejumlah alasan, karena memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti perusahaan untuk diambil dalam keadaan darurat. Hal ini dapat memastikan bahwa personel siap dan tahu apa yang harus dilakukan untuk menjaga perusahaan tetap beroperasi meskipun dalam kondisi buruk.

Selain itu, BSC penting untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama saat keadaan darurat, mempersiapkan karyawan untuk menangani bencana, melatih personel tentang cara menangani situasi darurat tertentu, membantu perusahaan lebih memahami polis asuransi mereka dan mempersiapkan apa yang tidak tercakup dalam polis, mencegah waktu henti yang berlebihan jika terjadi bencana, memungkinkan perusahaan untuk menyadari potensi ancaman atau kelemahan dalam organisasi, memungkinkan bisnis untuk terus menyediakan kebutuhan pelanggan meskipun dalam keadaan darurat

Semakin rinci rencana kelangsungan bisnis, semakin siap perusahaan jika menghadapi situasi atau peristiwa darurat.

Strategi BCP DJPb Kemenkeu

Dalam beberapa tahun terakhir 4 kantor layanan DJPb mengalami kebakaran. Pada tahun 2018, lebih dari 10 kantor vertikal DJPb mengalami kerusakan akibat gempa bumi. Pada tahun 2018, lebih dari 3 kantor vertikal DJPb mengalami kerusakan  akibat banjir. Pada kurun waktu beberapa tahun terakhir layanan KPPN Amlapura sempat dipindahkan ke KPPN Denpasar akibat erupsi Gunung Agung. Kemudian layanan KPPN Tahuna dipindahkan ke KPPN  Manado karena gangguan jaringan, dan terbaru pada April 2022 layanan KPPN Manokwari sebagian dipindahkan ke KPPN Sorong akibat penutupan akses jalan menuju area perkantoran.

Mengingat kondisi Indonesia yang rentan terhadap bencana dan gangguan keamanan serta kantor vertikal yang tersebar di seluruh Indonesia, maka DJPb dan kantor insttansi vertikal pemerintah yang sejenis menyusun rencana untuk menjamin kelangsungan bisnis organisasi

Ketahanan operasi bisnis organisasi terhadap gangguan sangat penting untuk dijaga,   untuk mencapai hal tersebut diperlukan Manajemen Kelangsungan Bisnis (MKB) atau Busines Continuity Plan (BCP) yang dilaksanakan dan dijaga oleh seluruh elemen dalam Direktorat Jenderal Perbendaharaan(DJPb).

Tujuan utama MKB adalah mengupayakan keselamatan pegawai dan pemangku kepentingan serta mempertahankan kegiatan-kegiatan utama yang mendukung tujuan organisasi. Dokumen MKB yang praktis dan handal sangat diperlukan untuk merespon setiap risiko atau insiden yang dapat menggangu pelayanan utama serta organisasi. Untuk itu, perlu disusun Manajemen Kelangsungan Bisnis yang diimplementasikan dan dipelihara di seluruh unit kerja DJPb.

Dokumen, kebijakan, prosedur, dan sarana MKB membutuhkan pemutakhiran saat kali terjadi perubahan dalam operasi bisnis, dan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis (SMKB) merupakan suatu proses untuk memastikan pemutakhiran tersebut terjadi saat diperlukan dengan mempertimbangkan berbagai masukan dari laporan,hasil reviu dan insiden yang terjadi.

Dalam kondisi bencana maupun gangguan keamanan ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu: pertama, Kebijakan Manajemen Kelangsungan Bisnis. Kedua Implementasi Manajemen Kelangsungan Bisnis. Ketiga, Prosedur Penanganan Bencana. Keempat, Laporan Manajemen termasuk kegiatan pemulihan dan pencabutan kondisi kahar.

Kebijakan MKB

MKB pada Ditjen Perbendaharaan mencakup seluruh sumber daya pada kantor pusat, Kanwil, dan KPPN yang meliputi Sumber Daya Manusia,  Gedung dan Bangunan, Sistem dan Jaringan. Tujuan pelaksanaan MBK pada Ditjen Perbendaharaan adalah memastikan kelangsungan layanan utama Ditjen Perbendaharaan setelah terjadi gangguan, mengurangi dampak gangguan terhadap organisasi, mengidentifikasi risiko-risiko utama yang dapat berdampak pada Ditjen Perbendaharaan dan melakukan tindakan mitigasi yang sesuai, mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk kelangsungan bisnis Ditjen Perbendaharaan, menyusun strategi pemulihan yang tepat, menetapkan tim yang terlibat dalam proses penanganan bencana, meningkatkan kesadaran para pejabat/pegawai akan pentingnya kelangsungan bisnis.

Implementasi MBK

Pada proses implementasi MKB dilakukan dengan dua tahap yaitu Penyusunan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis (SMKB) dan Pelaksanaan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis.

Pada tahap SMKB, langkah awal yang harus dilakukan adalah pembentukan struktur, peran dan tanggung jawab tim. Dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis (SMKB), terdapat empat tim lintas fungsi yang terlibat.

Keempat tim tersebut beranggotakan pejabat/pegawai dari pusat fungsi Pengelolaan Kelangsungan Bisnis yang terdapat pada Bagian Organisasi dan Tata Kelola, Setditjen, dan pejabat/pegawai sebagai koordinator pelaksanaan SMKB yang berasal dari direktorat teknis, Kanwil, dan KPPN.

Sebagai salah satu komponen yang terlibat dalam SMKB, layanan Help Desk yang berada pada Direktorat SITP perlu dilakukan perbaikan untuk meningkatkan perannya, yaitu dalam memastikan insiden yang dilaporkan dan berdampak pada kelangsungan bisnis ditindaklanjuti secara cepat.

Pembentukan Koordinator Kelangsungan Bisnis (KKB) pada setiap unit harus ditetapkan sebagai upaya menjaga kelangsungan bisnis menjangkau seluruh lingkup kerja DJPb. Meskipun Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana (OTL) adalah pengelola utama Kelangsungan bisnis DJPb, seluruh direktorat teknis, Kanwil DJPb, dan KPPN memiliki peran masing-masing dalam Man.ajemen Kelangsungan Bisnis.

Selain itu, setiap unit DJPb berpartisipasi dalam kegiatan pemulihan ketika insiden yang berdampak pada kelangsungan bisnis terjadi. Untuk itu, dalam meningkatkan koordinasi lintas fungsi tersebut, setiap unit DJPb memiliki seorang pejabat sebagai Business Continuity Coordinator /Koordinator Kelangsungan Bisnis (KKB). Juga setiap unit harus mengusulkan pejabat kedua sebagai wakil jika KKB utama tidak berada di tempat.

Setiap Kanwil dan KPPN harus memiliki KKB pada wilayahnya masing-masing. Pejabat pada Kanwil yang ditunjuk sebagai KKB adalah Kepala Bagian Umum, sedangkan pejabat pada KPPN yang ditunjuk sebagai KKB adalah Kepala Kantor. KKB memiliki tugas untuk mengembangkan dan memperbarui dokumen Analisis Dampak Bencana (ADB) dan Penilaian Resiko (PR) setiap semester, serta akan menjacli anggota Satgas Tanggap Darurat dan Satgas Pemulihan yang diaktifkan ketika yang berdampak signifikan terjadi.

Langkah berikutnya adalah tahapan penyusunan dokumen rencana kelangsungan bisnis dan penentuan kriteria penanganan bencana mana yang dapat ditangani oleh kantor terdampak bencana dan ditangani oleh Tim Penanganan Bencana (TPB)

Sedangkan untuk tahap kedua yaitu Pelaksanaan Sistem Manajemen Kelangsungan Bisnis (SMKB) terdapat empat kegiatan utama yang harus dilakukan oleh tim yang terlibat dalam proses kelangsungan bisnis, antara lain pemeliharaan sistem manajemen kelangsungan bisnis, manajemen risiko, pemulihan bencana, pelatihan dan uji coba.

Prosedur penanganan bencana

Berdasarkan waktu kejadian bencana, prosedur penanganan bencana terbagi atas 3 bagian yaitu: pra bencana, selama bencana, dan pasca bencana. Pra Bencana, yaitu langkah persiapan dalam menghadapi bencana dengan tujuan untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi. Sebagai contoh: penyediaan sarana dan prasarana kantor sesuai standar gedung, jaringan, peralatan, dan mesin yang telah ditetapkan, pengujian Sistem Manajemen Kelangsungan bisnis, pelatihan keselamatan, safety induction, backup data, informasi petunjuk keselamatan, update kontak darurat. Ketika bencana terjadi, KKB memastikan bahwa pegawai dan seluruh pemangku kepentingan melakukan tindakan penyelamatan diri.

Selanjutnya, KKB perlu melakukan langkah-langkah penga_manan aset dan dokumen penting lainnya. Lalu, KKB harus segera melaporkan kepada TPB melalui Help Desk. Respon penyelamatan diri yang dilakukan sangat tergantung pada jenis bencana yang dihadapi. Sebagai contoh, bencana yang dihadapi yaitu gempa bumi, kebakaran, banjir, erupsi hingga kerusuhan. Segera setelah bencana, KKB meng-assess situasi dan mengikuti prosedur darurat bencana sesuai situasi yang dihadapi.

Jika Bencana terjadi di luar jam kerja, Petugas informasi awal yang penting dan strategis disampaikan kepada TPB, yang meliputi detail waktu terjadinya bencana, kondisi sumber daya (infrastruktur, sistem, jaringan, peralatan, dan lingkungan) yang meliputi jumlah, tingkat kerusakan, kuantitas yang masih dapat dioperasionalkan, identifikasi proses bisnis yang masih dapat berjalan, kondisi pegawai dan keluarganya (jika diperlukan), yang meliputi keselamatan, kondisi fisik, dan kondisi psikis.

Laporan Manajemen

Bagian ini berisi laporan manajemen reguler dan standar yang akan disusun oleh TMKB antara lain Laporan Kondisi dan Perkembangan MKB dan Laporan Kegiatan Pemulihan. Pada setiap semester, TMKB menyiapkan laporan untuk Komite Kebijakan Kelangsungan Bisnis/Business Continuity Steering Committee (KKKB) yang berisi bagian bagian antara lain kemajuan status implementasi MKB pada Ditjen Perbendaharaan, masalah yang diidentifikasi selama Implementasi MKB, dan rencana untuk enam bulan ke depan.

Sedangkan untuk laporan kegiatan pemulihan pada setiap minggu selama kegiatan pemulihan setelah bencana, TPB harus melaporkan kepada KKKB antara lain kemajuan semua tim yang terlibat dalam pemulihan, masalah apa pun yang dihadapi oleh tim yang terlibat dalam pemulihan bersama dengan rencana tindakan untuk menyelesaikan masalah, tanggal penyelesaian kegiatan untuk upaya pemulihan.

Melihat dari kondisi geografis, ekonomi, politik dan keamanan yang ada di Provinsi Papua Barat terlebih menjelang semaraknya pesta demokrasi Pemilu 2024 perlu kiranya Instansi Vertikal Pemerintah Pusat maupun Daerah bahkan perusahaan yang menjalankan bisnis di Papua barat dapat melakukan hal yang sama seperti upaya yang telah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan dalam rangka memberikan layanan kepada stakeholder dalam mengawal APBN dan membangun negeri. (*)

 

Edy Suwignyo, Kepala Seksi Pencairan Dana KPPN Manokwari.

 

Tinggalkan Balasan

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Copy Protected by Chetan's WP-Copyprotect.